受発注が止まる日に備える。代替業務を机上で確かめる

紙に書けば続けられるかだけでなく、承認・重複・照合・後からの登録まで確かめる。

代替の仕事も、必要な条件から考える

NCSCの事業継続の資料は、技術が使えない場面の代替策と、その準備やリスクの確認を扱っています。SONAEは、受発注が止まる日の計画に、受付、判断、記録、照合、通常へ戻す作業を含める方法を提案します。単に紙へ書けば続けられる、と決めないようにします。扱える情報、使える連絡手段、取引の条件、必要な承認を業務責任者へ聞きます。無理にすべて続けるのではなく、止めて待つ仕事も含めて判断できる計画にしましょう。

架空の一件を、受付から最後までたどる

演習では、架空の注文を一件受け付けるところから始めます。相手、品目、数量、価格、納期など、業務に必要な項目を担当が確認します。過去の一覧を見られない場合に、何を確定でき、何を保留するかを決めます。口頭の依頼だけで出荷や支払いまで進めないよう、承認の条件も確認します。顧客へ送る説明が必要なら、内容の責任者と承認を計画します。この制作で実際の取引先へ連絡することや、本物の注文を処理することはありません。

記録の場所と、見られる担当を決める

代替の台帳に連絡先や取引の内容を残す場合、誰が記入し、誰が閲覧し、どこへ保管するかを決めます。使えるからという理由で、社員の私用の表やメッセージへ無制限に情報を送らないようにします。紙なら番号、保管場所、受け渡しを管理します。デジタルなら、停止している仕組みに依存せず利用できるかを確認します。必要な情報を絞り、作業用コピーが増えた場合も、後から回収や整理を担当できる範囲にします。

番号と状態で、二重の処理を防ぐ

通常と代替の両方で同じ注文を処理する可能性を考えます。架空の演習では、受付番号、受付時刻、承認待ち、手配済み、保留などを表へ付けます。担当交代でどこまで進んだかが分かるようにします。通常のシステムへ戻ったとき、処理済みの情報を再登録して、二重の出荷や請求をしない条件を決めます。実際の項目や番号は業務の責任者が判断します。一時的な手作業を、通常の承認や照合を省略する抜け道にしないことが大切です。

再開後の登録と、照合する人を用意する

停止中の記録を、どの順番で通常の仕組みへ反映するかを決めます。登録する担当と、件数や金額、状態を照合する担当を確認します。差が出た場合は、推測で埋めず、原本と責任者へ戻します。架空の注文が途中で変更された場面も演習に入れると、古い控えを使う危険が見つかります。通常へ戻す判断、代替台帳を閉じる時点、残す記録と整理するコピーを決め、システムが動いたからすぐ代替を捨てる順番にしないようにします。

机上の不足を、次の準備へ変える

演習で使えなかった一覧、分からなかった判断、担当不在、保管の難しさを記録します。完了の目安は、許可された代替の範囲と止める条件、通常へ戻す照合を責任者が説明できることです。机上で話せたことは、実際の処理量に対応できる証明ではありません。人員、時間、情報の限界も残します。次の演習や正式な業務計画へつなげ、緊急時に初めて私用ツールや無承認の取引へ頼る状況を減らしましょう。

相談前の確認表

• 受付から最後まで一件をたどった
• 代替でも承認と情報管理を維持する
• 二重処理を防ぐ番号と状態を決めた
• 再開後の登録と照合を計画した

参考資料（確認日：2026年10月23日）：NCSC：Prepare your business continuity ↗

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