共有パスワードをチャットで送る前に。個別IDと保管方法を見直す

送り方を変えるだけでなく、共有しなければならない理由から確認する。

まず、個別のアカウントを使えるかを聞く

NISTの中小企業向けガイドは、強いパスワードの生成と保護にパスワード管理ツールを検討することを示しています。SONAEはその前に、複数人で同じIDを使う必要があるかを確認する進め方を提案します。個別IDと役割の割り当てが可能なら、人の追加と終了を管理しやすくなります。契約や業務上の制約がある場合は、その理由を記録します。

保管する場所と、見られる人を決める

チャットや表計算へ秘密を貼り続けると、コピーや転送先の把握が難しくなります。会社が承認する保管方法を選び、誰が管理し、誰が利用できるかを決めます。パスワード管理ツールを使う場合も、会社での契約、利用者の追加・削除、復旧、記録の扱いを公式資料で確認します。特定のツール名だけで安全性を判断せず、自社で管理できる条件を比較してください。

共有が残る場合は、例外として管理する

架空の例で、ある機器が一つの管理IDしか持てないとします。使う人を限定し、作業の承認と記録、担当変更時の見直し方法を決めます。共有を認めた理由、代替が可能になる時期、交換や契約変更の計画も残します。秘密の値をこの記録に含めず、保管場所と利用条件だけを示します。

退職時は、配布した先にも目を向ける

共有していた人のアカウントを止めても、その人が知っている共有の秘密が変わるとは限りません。どの情報を共有したか、誰が利用を終えるか、変更が必要かを管理担当が判断します。変更前には、その秘密を使う処理や機器への影響も確認します。無計画に変更して業務を止めないよう、手順と確認する操作を用意してください。

小さく移行し、過去のコピーを整理する

一つのサービスから、個別IDや承認した保管方法へ移します。利用者が通常の作業を続けられるかを確認し、古い配布資料の扱いも管理方針に従って整理します。完了の目安は、現行の利用者と管理担当が把握でき、終了時の手順が決まったことです。過去に複製された秘密まで完全に消せたと、確認なしに断定しないようにします。

共有が残る一件を、例外台帳にする

架空の旧式機器で個別IDを作れない場合、管理担当はその制約と確認した資料を記録します。利用できる人、利用を承認する人、秘密の保管方法、担当変更時の見直しを一つの例外としてまとめます。記録には実際の秘密を含めず、「承認された保管先の対象項目」と参照方法を示します。次の交換時には個別管理できる機器を検討する、と見直しのきっかけも付けます。こうして残る共有を把握することと、共有を永久に認めることは分けて判断します。秘密が漏れた疑いがある場面では、通常の棚卸しを続けるだけでなく、社内の対応責任者へ連絡し、関連する処理への影響も含めて対応を相談してください。

相談前の確認表

• 個別IDにできるか確認した
• 秘密の値と管理台帳を分けた
• 共有の例外と責任者を記録した
• 利用終了時の見直し方法を決めた

参考資料（確認日：2026年10月23日）：NIST SP 1300：Small Business Quick-Start Guide ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。