資料をいつまで残す？保存の理由と削除の担当を決める

一律の保存年数を決める前に、対象、理由、期間の起点、確認する担当と終了の条件をそろえる。

残す必要性と、機能の設定を分ける

Microsoft Purviewの資料は、保持する、削除する、保持してから削除する、といった設定と、対象に応じた動作を説明しています。SONAEは、製品で設定できる期間を選ぶ前に、会社が何のために何を残すかを整理する方法を提案します。業務の必要性、契約、関係する制度などの確認と、システムの実装は別の仕事です。この記事は法定の保存年数を判定するものではありません。必要な担当や専門家へ確認し、理由を残しましょう。

対象と期間の起点を具体的にする

取引の資料といっても、契約、連絡の控え、下書き、添付など、必要な範囲が違う場合があります。何を一つの対象として管理し、期間をいつから数えるかを明記します。作成日、契約の終了、最終の更新などを曖昧にすると、同じ年数でも終了する日が変わります。架空の例では、終了した案件の作業用の控えと、確認を受けた原本を分けます。担当が数字だけをコピーして設定しないように、判断の根拠と対象を対応させましょう。

原本以外に、どこへ残るかを調べる

メールの添付、共有先、端末の控え、AIへの入力や出力、バックアップなどを確認します。原本を一つ削除したことを、すべての複製が消えた結果にしません。外部サービスに残る範囲は、契約と製品の条件を確認します。すべての複製を同じ操作で管理できると推測せず、対象ごとの担当と終了の手順を残します。必要以上に情報を集め直すのではなく、保存先と用途を管理表で追えるようにすることが目的です。

削除を止める必要がある場合を準備する

調査、係争、監査、契約上の確認など、通常の終了とは別の判断が必要になる場合があります。誰が保留を決め、どの対象へ適用し、いつ解除を見直すかを準備します。Microsoftの保持の仕組みでも、設定の組み合わせや対象により動作が異なるため、一つの期間だけを見て削除を予告しません。具体的な適用は正式な資料と管理者が確認します。保留のラベルを付けただけで、製品側の保持が実施済みだと扱わないようにします。

終了の承認と、処理の確認を記録する

通常の期限が来たとき、誰が対象を確認し、誰が実行し、何を見て処理を確かめるかを決めます。画面から見えなくなったこと、復元できないこと、サービス側の保存が終わったことは同じとは限りません。確認した範囲と残る保存先を記録します。保持期間を強制する機能には、変更できない条件や費用への影響がある場合もあります。試しの操作で本番の長期保持を確定せず、承認と検証の計画から進めましょう。

管理表には、見直す理由も残す

完了の目安は、対象、保存の理由、期間と起点、所有者、保留、終了の確認を説明できることです。長く残すほど安全という一方向の判断にせず、不要な情報を持つ負担や漏えい時の影響も考えます。業務や契約、サービスを変えたときは、古い設定を引き継いでよいかを確認します。表の作成だけで保存や削除が実行されたわけではありません。方針、実装、実際の結果を区別し、次の担当が迷わず確認できる記録にしましょう。

相談前の確認表

• 保存年数を一律に推測しない
• 対象と期間の起点を具体的にする
• 複製と保留の条件を確認する
• 方針と設定と実際の結果を分ける

参考資料（確認日：2026年10月23日）：Microsoft Learn：Retention policies and retention labels ↗ ／ NCSC：10 Steps — Data security ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。