社内情報を分ける。公開・社外秘・個人情報の扱いの入口

公開範囲の区分と、個人情報などの性質は別の軸。誰が判断し、どの操作へ反映するかを決める。

名前を付ける前に、何を守るかを把握する

NCSCのデータ保護の資料は、どの情報を持ち、どこへ置き、何が機微かを把握してリスクに応じた保護を選ぶ考え方を説明しています。SONAEは、小規模な会社の入口として、情報の所有者と共有の範囲、扱う内容を別の欄へ整理する方法を提案します。資料へ社外秘と書くだけでは、実際の共有や保存の設定は変わりません。分類はラベルを増やす作業ではなく、誰がどの操作をしてよいかを決めるために使います。

共有範囲と、内容の性質を混ぜない

公開できる、社内で使う、限られた担当だけで使うという区分と、個人情報を含むか、契約で扱いが決まるかといった性質は同じ尺度ではありません。公開を認めた資料にも、人に関する情報が含まれる場合があります。個人情報という言葉だけで公開や利用の可否を一律に決めず、内容と目的、関係する条件を適切な担当へ確認します。法律上の定義や適法性をこの記事で判定せず、自社のルールと専門家への確認につなげましょう。

情報を作る人と、公開を判断する人を決める

作成者が内容を知っていても、契約や人事情報の扱いまで一人で決められるとは限りません。資料の所有者、業務の責任者、必要な専門担当を対応させます。判断に迷う場合の相談先と、一時的に扱う範囲も決めます。架空の営業資料では、公開済みの製品説明と、顧客との未公開の交渉メモを分けて確認します。一つのフォルダーにあるという理由で、すべてに同じ公開判断を自動で適用しないようにします。

区分を、保存・共有・AI入力の条件へつなぐ

どの保管先を使い、誰へ共有でき、外部サービスへ渡す前に何を確認するかを区分に対応させます。必要な許可がない資料を、ラベルを外してAIへ入力してよいことにはしません。名前を置き換えた場合も、文脈から内容を特定できるかや契約の条件は残ります。表示、アクセス権、実際の運用が一致しているかを担当が確認しましょう。機微な情報を見つけるために、全資料を未承認の外部サービスへ送る方法も避けます。

組み合わせた資料と、複製した先を見る

公開情報だけを集めても、組み合わせた内容が会社の未公開の計画を表す場合があります。要約や抽出した表、議事録、AIの回答にも、元の資料と同じ確認が必要になることがあります。元が公開だったから結果も自由という判断を自動にしません。メールの添付や端末へ出した控えにも、必要な保護と終了の条件を付けます。どこに原本と複製があるかを追い、所有者が変わった場合には利用する条件を引き継ぎます。

分類が役立つかを、具体的な一件で確かめる

完了の目安は、社員が資料を共有するときに、自分が判断できる範囲と相談先を説明できることです。区分の細かさより、現場で迷った一件を使って、保存先と許可の流れが決まるかを確認します。扱う情報や契約、AI連携が変わったら、同じ区分を機械的に引き継ぎません。分類表はすべての漏えいを防ぐ保証ではありません。必要な人が必要な仕事を続けながら、情報の目的と共有の境界を確認する道具にしましょう。

相談前の確認表

• 共有範囲と情報の性質を別の軸にする
• 所有者と相談する担当を決める
• 表示と権限と操作の条件を合わせる
• 要約や複製の先にも確認をつなぐ

参考資料（確認日：2026年10月23日）：NCSC：10 Steps — Data security ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。