外部のゲストアカウント。招待した人と終了日を記録する

招待できたかに加えて、誰が利用継続を判断し、いつ見直すかを決める。

ゲストにも、会社側の担当を付ける

外部の協力者と資料を共有する際、招待した社員が異動すると、利用を続ける理由が分からなくなることがあります。Microsoftの公式資料は、外部アクセスについて承認、期限、見直しを扱っています。SONAEは、ゲストの会社側の担当と、業務の終了を判断する人を台帳へ付ける方法を提案します。製品の有料機能や自動化がなくても、最初に案件と担当を対応付けておくことはできます。招待者の名前だけでなく、引き受ける部署を残しましょう。

招待先の名前を、既知の相手と照合する

同じ表示名でも、違うアカウントへ招待してしまう可能性があります。申請された連絡先が、取引や案件で確認した相手のものかを既知の経路で確かめます。新たに届いた依頼だけで、共有範囲を増やさないようにします。招待先、所属先、利用する案件、承認者を記録しますが、本人確認に不要な身分証などを台帳へ集める必要はありません。個人向けアカウントを認めるかなど、会社の条件も事前に確認しておきます。

案件全体と、一つの資料を区別する

協力者に必要なのが一つの原稿の確認なのか、案件フォルダー全体の編集なのかを業務担当へ聞きます。ゲストとして登録することと、各資料やアプリへ権限を与えることを同じ判断にしないようにします。グループ経由の権限、直接共有、別のアプリへの招待も確認対象です。Microsoftのアクセスパッケージに関する確認だけで、その仕組みの外にある権限まで点検済みとは扱いません。自社で見ている対象の一覧を明らかにします。

見直し日には、継続の理由を聞く

最終ログインの日付だけで、必要か不要かを決めないようにします。納品を待っている、月末だけ利用するなど、業務上の理由を会社側の担当へ確認します。架空の制作案件では、校正の終了日に編集権限を見直し、保守作業が続くなら対象を絞って別の承認を受ける表にします。期限の数字を一律に決めるための例ではありません。連絡がつかない場合の判断者と次の対応も決め、未回答を暗黙の継続と扱わない運用にします。

終了は、資料とアカウントの両方で確認する

案件を終えるときは、資料やアプリの権限、会社側のゲスト登録、必要な記録の保管をそれぞれ確認します。他の案件も担当している相手のアカウントを、確認せず全体から削除しないようにします。共有を終了しても、すでに相手が取得したコピーの扱いは契約や情報管理の別の確認として残ります。操作した人、対象、結果を記録し、削除操作の成功だけで外部にある情報まで消えたと報告しないことが大切です。

招待する担当が変わる前に、関係を引き継ぐ

台帳には、ゲストの識別情報、案件、権限、会社側の担当、承認、見直し日、終了の結果を残します。担当者が退職する際は、進行中の外部協力者との関係を後任へ移します。完了の目安は、誰がなぜ利用しているかと、継続・終了を決める窓口が分かることです。単に外部利用者の数を数えただけで、権限の妥当性まで確認したと扱わないようにしましょう。例外がある場合も、理由と次の判断を同じ場所で追える形にします。

相談前の確認表

• 既知の経路で招待先を照合した
• 登録と資料の権限を分けた
• 継続の判断者と見直し日がある
• 他案件と取得済みコピーの扱いを確認した

参考資料（確認日：2026年10月23日）：Microsoft Learn：Manage external access with entitlement management ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。