公開リンクを棚卸しする。業務を止めない確認の順番

全部を一度に閉じる前に、誰が何のために使っているリンクかを確かめる。

リンクを持つ人と、指定した人を区別する

Googleドライブの公式ヘルプは、共有する相手や権限を設定する方法を説明しています。SONAEは、会社の共有リンクを見直す際、指定した相手への共有と、広い範囲へ開いたリンクを分けて記録する方法を提案します。URLを知っている人しか見ないつもりでも、転送される可能性を考える必要があります。一方で、意図的に公開する案内資料もあります。リンクがあること自体を問題とせず、情報の内容と目的に合う範囲かを確認しましょう。

所有者へ、公開する理由を聞く

確認表には、資料の識別情報、内容の分類、所有者、利用する相手、公開の理由、次の見直し日を載せます。架空の会社なら、採用案内は公開の承認があり、取引先の校正原稿は相手を指定すべき、といった違いが見えてきます。ファイル名だけでは判断できないため、業務責任者の確認を受けます。台帳を作るために原本の内容まで大量に複写せず、必要な参照と分類にとどめます。用途が分からない資料には、確認担当と期限を付けておきます。

権限の入口を、親やグループまで見る

個別のリンク設定だけでなく、親フォルダーやグループ経由で誰が利用できるかを確認します。Googleドライブでは親の権限の継承も関わるため、子の資料だけを変更して終わったと判断しないようにします。製品によって権限の扱いは異なるので、自社が利用する構成で確認します。共有先が外部かどうかと、一般に公開されているかどうかも別の項目です。外部の一人に許可した資料を、誰でも閲覧できる資料と同じ分類にしないようにしましょう。

変更案を、必要な相手と相談する

広すぎる共有を見つけたら、指定した相手への変更、必要な資料の分離、公開用の版の作成などを検討します。所有者の承認なしに全フォルダーを閉じて、進行中の業務を止めないよう計画します。ただし、情報の漏えいが疑われる緊急の状況は、通常の棚卸しとは分けて責任者へ連絡します。変更する対象、影響する仕事、実施する時期、困ったときの窓口を記録します。連絡文に機密の内容や不要な共有リンクを再配布する必要はありません。

変更後は、設定と利用の結果を確かめる

管理者が設定結果と承認した範囲を照合し、必要な利用者が正規の入口から仕事を続けられるかを確認します。検証には架空資料や承認されたテスト環境を使い、公開したくない原本のURLを外部へ試しに送らないようにします。共有範囲を狭めたことは、それ以前に取得されたコピーが消えたことを意味しません。既存の配布先や別保存の情報は、確認できた範囲と残課題を分けて記録します。操作の成功と情報の回収を同じ結果にしないことが大切です。

次回の棚卸しを、案件の節目へ結び付ける

納品、契約終了、担当の変更、資料の更新を見直しのきっかけにします。公開する資料には、内容を更新する担当と公開を終える条件も付けます。完了の目安は、広い共有の理由が説明でき、変更した対象と未確認が一覧から分かることです。公開リンクをゼロにする数値目標だけでは、必要な案内まで止まる可能性があります。件数とともに、用途が不明な資料、所有者が不在の資料、次に判断する担当を残すと、改善を続けやすくなります。

相談前の確認表

• 意図した公開と用途不明を分けた
• 親やグループの権限も確認した
• 承認と業務影響を確認して変更する
• 設定変更と既存コピーの扱いを区別した

参考資料（確認日：2026年10月23日）：Google ドライブ：共有とアクセスの管理 ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。