AI議事録の共有先。会議の参加者だけで判断していませんか

会議にいた人だけ、のつもりでも。保存先と通知で範囲が広がらないか確認する。

共有する成果物を、音声と確定版で分ける

生成AIで扱う情報の管理は、入力時だけでなく出力や保存先にも関わります。SONAEは、議事録を共有するとき、音声、文字起こし、要約の下書き、確定版を区別する方法を提案します。カナダのサイバーセキュリティ機関が示す保存・転送等の確認観点を、会議後の作業へ具体化したものです。出席者全員がすべての原本を必要とするとは限りません。どの情報を何のために共有するかを先に決めましょう。

会議の招待と、ファイルの権限を比べる

会議に参加できる人と、ファイルを見られる人は、製品の構成や保存先の設定によって異なります。対象ファイルの共有先、親の範囲、グループ、外部のゲストを確認します。Googleドライブの公式資料も、ファイルの共有先と権限を設定する方法を説明しています。会議のメンバー一覧だけで、資料のアクセス範囲まで確認したと判断しないことが大切です。実際の継承や変更方法は、利用している製品で確かめてください。

自動通知と、転送されるリンクも確認する

会議終了後に送られる通知、共有リンク、カレンダーへの添付など、資料の入口を挙げます。リンクを転送した場合の閲覧範囲も確認対象です。閲覧だけでよい相手に編集が必要か、案件の関係者でなくなった人が含まれないかを業務担当と相談します。元の保存先の権限を直しても、別の場所へ保存したコピーの扱いは残ります。全体を把握できない場合は、確認できた範囲と未確認を区別して記録します。

内容の訂正と、共有の変更を別に扱う

議事録の誤りを直す作業と、閲覧できる相手を変更する作業は別です。どちらも必要な場合は、内容の責任者と保存先の管理者が連携します。誤った版をすでに送った相手への案内も考えます。共有を狭める際は必要な業務が続けられるかを確認し、無断で全体の権限を変更しないようにします。設定を変えた日、対象、承認、確認結果を残すと、後から何を直したか分かりやすくなります。

架空の会議で、三種類の受取人を比べる

架空の会議では、出席者、欠席した業務責任者、外部の協力者を想定します。出席したから音声も閲覧可、欠席したから確定版も不可、と機械的に決めず、業務の目的と情報管理方針から対象を決めます。利用者、閲覧を認める情報、確認方法、見直し日を表にします。架空の資料と検証用の権限で計画し、実際の顧客の会議記録には接続しません。確認の目的が分かる資料にすることが大切です。

案件を終える時期に、所有者へ確認する

案件の終了、担当者の異動、外部協力者の作業終了を、共有を見直すきっかけにします。保存する必要のある確定版は、会社の正式な保存先と所有者を明確にします。完了の目安は、共有する情報と相手が合っているかを確認し、終了する時期と担当が決まったことです。参加者の一覧を保管しただけで、議事録の情報管理が完了したと扱わないようにしましょう。

相談前の確認表

• 音声と確定版の共有範囲を分けた
• 参加者と保存先の権限を照合した
• 通知リンクと別のコピーも確認した
• 訂正と共有終了の担当が決まった

参考資料（確認日：2026年10月23日）：Canadian Centre for Cyber Security：Generative artificial intelligence ↗ ／ Google ドライブ：共有とアクセスの管理 ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。