AI議事録を導入する前に。録音・参加者・保存先を確認する

議事録を残す、その前に。音声・文字起こし・要約を別々に考える。

録音だけではなく、その後の情報も見る

AI議事録では、会話の音声、文字起こし、要約、共有用の文書など、複数の情報を扱います。カナダのサイバーセキュリティ機関は、生成AIに渡す情報や事業者の保存・転送を確認する観点を示しています。以下はSONAEの導入計画です。まず、どんな会議で使いたいかを一つ選び、音声を取得してから議事録を配るまでの流れを書き出します。「会議アプリに付いている機能だから」と一括りにせず、実際に使うプランと連携先を確認しましょう。

参加者への案内と、録音しない場合の進め方

社外の参加者、個人に関わる話題、機密性の高い打ち合わせなどでは、社内の情報管理や必要な専門担当の判断を確認します。録音やAI処理の案内を誰が行うか、利用を認めない会議をどう扱うかを決めておきます。相手が会議に参加したことだけをもって、どんな保存や二次利用も認めたと扱わないようにします。具体的な法的要件は会議の内容や適用条件で変わるため、この記事のひな型で一律に判断しません。

音声と要約の、保存先と閲覧者を分ける

音声は限定した担当だけ、承認済みの議事録は必要な部署へ、といった区別を考えます。自動生成された共有リンクや、会議終了後に配られる通知も確認対象です。保存先の所有者、閲覧者、外部共有の可否、保存する期間、削除する担当を整理します。文字起こしを消しても、別の文書へコピーした要約が残る場合を想定し、どの情報の扱いを確認したかを明記してください。製品の実際の挙動は公式資料と管理画面で確認する計画にします。

話したことと、決まったことを人が照合する

誤変換や話者の取り違えに加え、検討中の案が決定事項のように要約されていないかを見ます。会議の担当者が決定、未決、依頼した作業、担当、期限を確認し、必要な参加者へ確認を依頼します。AIの文章をそのまま業務指示として配らず、どの版が確定した議事録かを分かるようにします。訂正があったとき、受領した人へ修正版を伝える担当も決めます。保存期間中に利用者が異動する場合の引継ぎも用意しましょう。

架空の会議で、三つの違いを確かめる

架空の試行では、「案を相談した」「決めた」「次回まで保留した」を含む短い台本を用意します。実在の社員の評価や顧客情報は使いません。生成した要約が三つを区別できたか、閲覧できる人が想定どおりか、不要な音声や文書の扱いを確認できるかを記録します。試行の成功を、本番のあらゆる会議で使える承認と同じにしません。まず認める用途と参加者の範囲を明示し、確認する担当と見直し日を決めます。

会議の招待に添える、案内項目の例

架空の案内には、使う機能、取得する情報、目的、議事録を確認する担当、共有する相手、質問の窓口を含めます。保存や削除の条件に未確認があれば、運用開始前の確認事項に残します。案内文を一度作るだけで終えず、会議の主催者が毎回対象かを判断できる短い確認表も用意します。完了の目安は、取得・処理・確認・共有の担当が分かり、録音を使わない代替の進め方も用意できたことです。

相談前の確認表

• 使う会議と情報を特定した
• 参加者への案内と代替手順を用意した
• 音声と配布文書の保存・閲覧を分けた
• 人が確認した版だけを共有する

参考資料（確認日：2026年10月23日）：Canadian Centre for Cyber Security：Generative artificial intelligence ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。