AIの試用を終える日。連携・アカウント・資料を整理する

試して分かったことを残し、使い続けないものの終了まで計画する。

試す前に、終了日と終了の担当を付ける

AIの試行は、便利だったかを評価するだけでは終わりません。SONAEは、用途、試す期間、架空資料、利用する人、終えた後に整理する対象を先に記録する方法を提案します。カナダのサイバーセキュリティ機関が示す利用方針やデータ管理の観点を、試行の終了にも当てはめるものです。誰も利用しなくなった後に担当不明のアカウントや連携が残らないよう、利用継続の判断と後片付けの作業を分けて計画しましょう。

残るものを、五つの行にする

アカウント、連携の権限、入力した情報、作成した出力、契約や利用料金の扱いを並べます。無料の試行でも、終了後に条件が変わる可能性があるため、実際の契約条件を確認します。ここで架空の期日や金額を確定事項として書かないようにします。利用者が見られる設定と、管理者や契約担当が確認する項目を分け、誰に依頼するかを明らかにします。秘密の値や実在する顧客資料を、終了用の台帳に貼る必要はありません。

連携の解除と、アカウントの終了を区別する

Googleの公式ヘルプは、ログインやデータへのアクセスなどの接続を区別して確認する方法を説明しています。試行で何を接続したかに戻り、利用を終える対象を特定します。接続の解除、アカウントの削除、保存済みデータの削除を同じ一つの作業として扱わないようにします。業務へ影響する連携がないかを確認し、対象製品の手順に沿った計画にします。解除したことだけで、事業者側の保存もすべて終了したとは判断しません。

評価に必要な記録と、不要な原本を分ける

試した用途、確認した結果、人による修正にかかった時間、分からなかった条件は、次の判断に使える記録です。一方で、その記録のために入力原本を何でも残す必要があるかは別に考えます。社内の保存方針と必要な担当の判断を確認し、残すもの、消すもの、未確認のものを分けます。成果を見せるための画面写真にも、情報が写り込んでいないかを確認してください。共有する記録は、必要な相手だけに渡します。

継続する場合も、試行の条件を引き継がない

架空資料での試行に成功したことと、本物の顧客情報を扱う承認は違います。継続するなら、扱う情報、利用者、契約、権限、確認担当、運用の費用を改めて判断します。試行用の広い権限や個人のアカウントを、そのまま本番の標準にしないようにします。利用を見送る場合も、判断した理由と再検討する条件を簡潔に残します。別のサービスで再び同じ不明点に悩まないための資料にしましょう。

終了の表には、未完了を残す欄を設ける

架空の例では、連携は解除済み、社内の出力は引継ぎ済み、事業者側の削除条件は回答待ち、といった状態があり得ます。終了日を迎えたからすべて完了とせず、担当と次の確認日を付けます。完了の目安は、残るアカウント、権限、情報、契約の状態を説明でき、未完了を判断する人へ引き継いだことです。試用のボタンを閉じたことだけを、情報管理の終了と扱わないようにします。

相談前の確認表

• 終了日と担当を先に決めた
• 解除・削除・契約を別々に確認した
• 評価記録と不要な原本を分けた
• 継続は別の承認として判断する

参考資料（確認日：2026年10月23日）：Canadian Centre for Cyber Security：Generative artificial intelligence ↗ ／ Google アカウント：Manage your linked apps ↗

一般的な説明とSONAEの運用提案です。製品の公式条件と自社の管理責任者の判断を確認してください。